Fortnox och ekonomisystem

Vi använder Fortnox API för att koppla webbshopens order-, kund- och produktdata direkt mot Fortnox, så att fakturor, artiklar och kundregister skapas eller uppdateras automatiskt. Kopplingen byggs utifrån vilka flöden ni behöver, till exempel automatisk fakturering vid varje order eller synk av lagersaldo. Vi säkerställer även att bokföringsmässiga krav som momssatser och kontoplan hanteras korrekt i integrationen.

Ja, vi bygger integrationer som skapar en faktura eller kundorder i Fortnox direkt när en betalning godkänns i webbshopen, komplett med rätt kund, artiklar, priser och moms. Det tar bort behovet av manuell fakturering och minskar risken för felaktiga uppgifter. Fakturans status kan även skickas tillbaka till webbshopen så att ordern markeras som betald eller obetald korrekt.

Kundsynk sker genom att nya eller uppdaterade kunduppgifter från webbplatsen, till exempel vid en beställning eller kontoregistrering, skickas till Fortnox via API och matchas mot befintliga kunder på organisationsnummer eller e-post. Vi bygger logik som förhindrar dubbletter genom att alltid kontrollera om kunden redan finns innan en ny post skapas. Det gör att kundregistret hålls samlat i Fortnox oavsett var kunden först registrerade sig.

Ja, det går att bygga integrationer mot flera ekonomisystem samtidigt, till exempel om olika bolag inom samma koncern använder olika system. Varje system kopplas via sitt eget API och orderdata routas till rätt system baserat på till exempel vilket varumärke eller marknad ordern tillhör. Det kräver en tydligare arkitektur men är fullt genomförbart.

Det krävs ett aktivt Fortnox-konto med API-åtkomst samt en tydlig kravbild kring vilka flöden som ska automatiseras, till exempel fakturering, lager eller kundregister. Vi hjälper er registrera en integration i Fortnox utvecklarportal och bygger sedan kopplingen mot er webbplats eller ert affärssystem. Omfattningen avgör hur lång tid integrationen tar att bygga.

Ja, vi bygger integrationer som matchar inbetalningar från betalleverantörer som Klarna, Stripe eller Swish mot rätt fakturor i Fortnox och bokför dem automatiskt på rätt konto. Det förenklar avstämningsarbetet avsevärt eftersom betalningar annars behöver matchas manuellt mot fakturor. Reglerna för kontering sätts upp tillsammans med er eller er redovisningskonsult.

Momshantering byggs genom att varje order taggas med rätt momssats baserat på leveransland och produkttyp innan den skickas till Fortnox, i linje med Fortnox kontoplan och momsregler. Vi bygger in denna logik i integrationen så att fakturor alltid får korrekt momssats utan manuell justering. För komplexa internationella flöden rekommenderar vi alltid att stämma av upplägget med er revisor.

Ja, artikelregistret kan synkas i båda riktningar, antingen med Fortnox eller webbshopen som huvudkälla för produktinformation, pris och lagersaldo. Vi bygger integrationen så att nya artiklar, prisändringar och lagerjusteringar uppdateras automatiskt utan dubbelarbete. Det är särskilt värdefullt för verksamheter med stora sortiment där manuell hantering annars tar mycket tid.

Tiden beror på hur många flöden som ska automatiseras, exempelvis fakturering, kundregister och lager, samt hur komplex momshanteringen är. En integration med ett enskilt flöde, som automatisk fakturering, går klart snabbare att bygga än en fullständig synk av kunder, artiklar och lager. Vi ger en tidsuppskattning efter en genomgång av era behov.

Ja, vi bygger integrationer som skickar bokningsdata, till exempel utförd tjänst, tid och pris, direkt till Fortnox för fakturering när ett bokat uppdrag markeras som genomfört. Det fungerar för allt från konsulttjänster till kursbokningar. Fakturaunderlaget skapas automatiskt utifrån den information som redan finns i bokningssystemet.

En väl byggd integration är utformad så att ett tillfälligt avbrott i Fortnox API inte påverkar själva köpupplevelsen i webbshopen, utan orderdata köas istället för att skickas när API:et är tillgängligt igen. Vi bygger in denna typ av felhantering och köhantering som standard i våra integrationer. Det innebär att kunder alltid kan handla även om synken mot Fortnox tillfälligt är fördröjd.

Ja, när en retur registreras i webbshopen eller lagersystemet kan en kreditfaktura skapas automatiskt i Fortnox kopplad till ursprungsfakturan. Vi bygger in denna logik så att returhanteringen speglas korrekt i bokföringen utan manuellt arbete. Det är särskilt värdefullt för verksamheter med hög returfrekvens.

Fortnox API använder autentisering via OAuth och krypterad kommunikation, vilket vi bygger vidare på genom att endast överföra den data som faktiskt behövs för varje flöde. Vi följer god praxis för hantering av personuppgifter i enlighet med GDPR när integrationer designas. Åtkomsttokens och behörigheter begränsas alltid till det som integrationen faktiskt kräver.

Ja, vi bygger dashboards som hämtar data via Fortnox API, till exempel försäljning, obetalda fakturor eller lagervärde, och presenterar det i en tydlig vy anpassad för er verksamhet. Det ger en samlad överblick utan att behöva logga in i Fortnox för varje enskild kontroll. Dashboarden kan även kombinera data från flera system, till exempel webbshop och Fortnox samtidigt.

Ja, Fortnox API går att koppla mot i princip vilket system som helst som kan kommunicera via API, inklusive CRM-system, bokningssystem och egna administrationsverktyg. Vi bygger integrationer som passar er specifika systemmiljö, oavsett om det är ett standardsystem eller en skräddarsydd lösning. Det gemensamma målet är alltid att minska manuellt dubbelarbete mellan system.