Bokningssystem

Ett skräddarsytt bokningssystem anpassas helt efter era faktiska flöden, till exempel specifika regler för avbokning, resurshantering eller integration mot era övriga system, vilket färdiga tjänster ofta begränsar. Ni slipper också anpassa er verksamhet efter en generell mall och betalar inte för funktioner ni aldrig använder. Nackdelen är att det tar längre tid att komma igång än att registrera ett konto hos en färdig tjänst. Vi hjälper er väga för- och nackdelar utifrån era specifika behov.

Ja, vi integrerar bokningssystem med Google Kalender och Outlook via deras API så att bokningar automatiskt dyker upp i rätt kalender och lediga tider uppdateras i realtid. Detta förhindrar dubbelbokningar när samma person eller resurs har bokningar i flera system. Synkroniseringen kan gå i en eller båda riktningarna beroende på hur ni vill arbeta. Vi konfigurerar detta som en del av bokningssystemets grundläggande uppsättning.

Ja, vi bygger in självbetjäningsfunktioner där kunden via en länk i bokningsbekräftelsen kan avboka eller flytta sin tid inom de regler ni ställer upp, till exempel en tidsgräns innan bokad tid. Detta minskar antalet telefonsamtal och mejl till er verksamhet för enkla ärenden. Ni kan även sätta regler för om ombokning kräver godkännande eller sker automatiskt. Systemet skickar automatiskt bekräftelse när en ändring genomförts.

Ja, vi integrerar betalningslösningar som exempelvis kort- eller Swish-betalning direkt i bokningsflödet så att kunden betalar samtidigt som tiden bokas. Detta minskar antalet uteblivna besök eftersom kunden redan har committat ekonomiskt. Det går även att ta en delbetalning eller avgift vid sen avbokning. Vi anpassar betalningsflödet efter hur er verksamhet vill hantera detta.

Ja, systemet kan byggas för att hantera flera medarbetare, resurser eller lokaler samtidigt, var och en med sitt eget schema, sin tillgänglighet och sina specifika tjänster. Kunden kan då antingen välja en specifik medarbetare eller bara en tjänst, varvid systemet automatiskt tilldelar en ledig resurs. Detta är särskilt användbart för verksamheter som salonger, kliniker eller konsultbolag med flera anställda. Vi bygger logiken utifrån hur er bemanning och schemaläggning faktiskt fungerar.

Ja, vi bygger in automatiska påminnelser via e-post eller SMS som skickas en viss tid innan bokad tid, vilket är ett av de mest effektiva sätten att minska antalet uteblivna besök. Ni kan själva bestämma hur långt innan påminnelsen ska skickas och om det ska vara en eller flera påminnelser. Påminnelsen kan även innehålla en länk för att avboka eller boka om. Denna funktion brukar snabbt betala tillbaka sig genom färre uteblivna kunder.

Ja, samma grundprincip som för personalbokning används för resurser som konferensrum, verktyg eller fordon, där varje resurs har sin egen tillgänglighet och sina egna regler. Detta är vanligt för verksamheter som hyr ut utrustning eller behöver hantera intern bokning av delade resurser. Vi bygger även in regler för till exempel minsta och längsta bokningstid per resurs. Systemet kan hantera en kombination av personal- och resursbokning samtidigt.

Systemet kontrollerar tillgänglighet i realtid mot samtliga bokade tider, blockerade tider och synkade externa kalendrar innan en bokning bekräftas, vilket förhindrar att två kunder bokar samma tid samtidigt. Vid hög samtidig trafik hanteras bokningsförsök i en kö så att endast en bokning går igenom per ledig tid. Vi testar detta noggrant särskilt för verksamheter med hög efterfrågan på populära tider. Detta är en av de viktigaste teknikaliteterna att få rätt i ett bokningssystem.

Ja, ni kan sätta upp flexibla regler för tillgänglighet, till exempel andra öppettider under sommaren, stängt på helgdagar eller extra kapacitet under högsäsong. Detta hanteras genom en kalenderstyrd konfiguration istället för hårdkodade regler, vilket gör att ni själva kan justera detta löpande utan att kontakta oss. Vi bygger gränssnittet så att det är enkelt för er att hantera dessa undantag. Detta är särskilt värdefullt för säsongsberoende verksamheter.

Ja, vi integrerar bokningssystem med CRM-system och affärssystem som Fortnox så att kunduppgifter, bokningshistorik och fakturering hanteras samordnat utan dubbelarbete. En ny bokning kan exempelvis automatiskt skapa eller uppdatera en kundpost och generera underlag för fakturering. Detta sparar tid och minskar risken för felaktig eller inaktuell information mellan system. Vi kartlägger era nuvarande system innan vi föreslår hur integrationen bäst byggs.

Systemet kontrollerar tillgängligheten igen precis innan bokningen bekräftas, och om tiden hunnit bokas av någon annan får kunden ett tydligt meddelande om detta och uppmanas välja en annan tid. Detta hanteras genom låsning eller transaktionshantering i bakgrunden så att inga krockar uppstår trots att flera användare är aktiva samtidigt. Vi designar felmeddelanden så att upplevelsen känns tydlig snarare än förvirrande. Detta scenario testas alltid noggrant innan lansering.

Ja, ni kan sätta regler för både hur långt fram och hur nära inpå en bokning kan göras, till exempel att bokning måste ske minst 24 timmar i förväg eller max tre månader fram i tiden. Detta ger er bättre kontroll över planering och bemanning. Reglerna kan även variera per tjänst eller medarbetare om det behövs. Vi konfigurerar detta enligt era specifika verksamhetsbehov.

Ja, vi kan bygga stöd för återkommande bokningar där kunden bokar en serie tider på en gång, till exempel samma tid varje vecka under en angiven period. Detta är populärt inom exempelvis behandling, träning och rådgivning där kunder ofta har regelbundna behov. Systemet hanterar automatiskt eventuella konflikter i serien och meddelar om någon tid i serien inte är tillgänglig. Vi anpassar funktionen efter hur pass flexibel eller strikt serien ska vara.

Det beror på hur komplex verksamheten är, hur många resurser och regler som ska sättas upp samt vilka integrationer som krävs mot till exempel kalendrar, betalning eller affärssystem. En grundläggande version kan komma igång relativt snabbt medan mer avancerade lösningar med flera integrationer tar längre tid. Vi gör alltid en genomgång av era behov innan vi ger en tidsplan. Kontakta oss så ger vi en bedömning utifrån ert specifika fall.

Ja, bokningssystemet byggs in som en integrerad del av er befintliga webbplats, antingen direkt inbäddat på en sida eller via en widget som öppnas i ett fönster, så att kunden aldrig behöver lämna er sajt för att boka. Detta ger en sömlös upplevelse och matchar er grafiska profil. Vi bygger det responsivt så att det fungerar lika bra på mobil som dator. Detta ökar konverteringen jämfört med att skicka kunden vidare till en extern bokningstjänst.